Das Risiko des Auftragseingangs für den Auftragnehmer

11.02.2016. Sicherlich ist es mehr als erfreulich wenn die Arbeit, welche in ein umfangreiches Kundengebot zur Konstruktion, Fertigung, Lieferung, Montage und Inbetriebnahme technischer Anlagen auch in einen Auftrag vom Kunden gemündet ist. Doch schon die Startphase in einem Projekt kann überschattet sein von Hindernissen, welche lange vor den eigentlichen Problemen in der Projektabwicklung auftreten, welchen man als Auftragnehmer aber aus dem Weg gehen kann. 

 

Ein fiktives Projektbeispiel:

 

Lange haben der Vertrieb und die technischen Fachdisziplinen an dem Angebot zur Konstruktion, Fertigung, Lieferung, Montage und Inbetriebnahme einer verfahrenstechnischen Anlage gearbeitet. Nach langen Verhandlungen wurde der Vertrag von beiden Vertragsparteien unterschrieben. Rechtswirksam ist dieser durch Unterschrift beider Parteien am 02.01.2016 geworden, so sieht es der Vertrag vor. Ebenso verpflichtet der Vertrag den Auftraggeber dazu an den Auftragnehmer eine Anzahlung in Höhe von 10% des Kaufpreises zu entrichten. Von vornherein war es der Wunsch des Auftraggebers, dass er die Anlage vom Auftragnehmer am 30.06.2018 vorläufig abnehmen kann. Eine Regelung zum pauschalierten Schadenersatz enthält der Vertrag auch. Wird die Frist des 30.06.2018 nicht vom Auftragnehmer eingehalten, so drohen ihm 0,1 % auf die Vertragssumme Liquidated Damages je Kalendertag Verzug.

 

Das vorstehende Projektbeispiel zeigt gleich zwei Schwächen in der Vertragsgestaltung auf. Gleich aus welchem Grund diese Einzug in das Vertragswerk gefunden haben; sie bergen dennoch viel Potenzial für Streit zwischen den Vertragsparteien, der unter Umständen nur schwer vom Auftragnehmer zu gewinnen ist.

 

1. Schwäche: Unkonditionale Inkraftsetzung des Vertrages

 

In diesem fiktiven Beispiel trat der Vertrag mit Unterschrift durch beide Vertragsparteien in Kraft („unkonditionale Inkraftsetzung“). Die im Vertrag enthaltenen Termine zur Erbringung des wechselseitig geschuldeten Leistungssolls erlangen Rechtswirksamkeit. Der Auftragnehmer schuldet die erfolgreich verlaufene vorläufige Abnahme der Anlagen zum 30.06.2018. Er schuldet diesen Termin gleich, ob der Auftraggeber die Anzahlung in Höhe von 10% des Kaufpreises an den Auftragnehmer entrichtet hat. Tritt der Fall ein, dass der Auftraggeber die Anzahlung nicht entrichtet, gleich aus welchem Grund, so ist der Auftragnehmer dennoch dazu verpflichtet das von ihm geschuldete Leistungssoll für den Auftraggeber zu erbringen. Der Auftragnehmer gelangt hier in den „Cash-out“.

 

2. Schwäche: Absolute Erfüllungstermine

 

Der genannte fiktive Termin zur vorläufigen Abnahme der Anlagen ist fix. Er ist ein festes Datum und nicht als Zeitraum in einer Anzahl von Kalendertagen ab dem Inkrafttreten des Vertrages definiert, welcher den Zeitpunkt der vorläufigen Abnahme der Anlagen an das Datum des Inkrafttretens koppelt. Selbst wenn im Vertragswerk eine konditionale Inkraftsetzung des Vertrages vereinbart wäre, würde der Auftragnehmer dem Auftraggeber die erfolgreiche vorläufige Abnahme zum 30.06.2018 schulden. Dies heißt, unter der Annahme einer, wie zwischen den Vertragsparteien ursprünglich beabsichtigten, aber dann nicht erfüllten Inkraftsetzung des Vertrages zum 02.01.2016 hätte der Auftragnehmer bis zum 30.06.2018 insgesamt 910 Kalendertage Zeit gehabt, die Anlage zur erfolgreichen vorläufigen Abnahme vorzubereiten. Mit jedem Tag, den sich die -jetzt konditionale- Inkraftsetzung des Vertrages verzögert, verringert sich der Erfüllungszeitraum für den Auftragnehmer. Und damit erhöht sich seine Gefahr pauschalierten Schadenersatz an den Auftraggeber entrichten zu müssen; zuzüglich zu den Kosten, welche dem Auftragnehmer entstehen, um die drohende Forderung des Auftraggebers nach pauschaliertem Schadenersatz abzuwehren.

 

Tipps zur Abhilfe:

 

1. Konditionale Inkraftsetzung vertraglich vereinbaren:

 

Das Inkrafttreten des Vertrages sollte daran geknüpft sein, dass der Auftragnehmer an den Auftraggeber eine Anzahlungsgarantie („Downpayment Bond“) in Höhe der vertraglich vereinbarten Anzahlungssumme herauslegt und im Gegenzug vom Auftraggeber gegen Vorlage einer Anzahlungsrechnung die Anzahlungssumme in vereinbarter Höhe erhält. Erst wenn beide vorgenannten Konditionen von den Vertragsparteien vollumfänglich erfüllt wurden ist der Vertrag in Kraft gesetzt. Beide Seiten haben somit mehr Sicherheit über die Zukunft des gemeinsamen Projekts erlangt. 

 

Zusätzlich sollte im Vertragswerk vereinbart werden, dass der Auftragnehmer die Anzahlungsgarantie vom Auftraggeber unverzüglich zurück erhält sobald er dem Auftraggeber geeigneten Nachweis erbracht hat, dass er Leistungen in Höhe der Anzahlungssumme für den Auftraggeber erbracht hat. Gibt er die Anzahlungsgarantie ohne triftigen Grund nicht an den Auftragnehmer heraus, so ist der Auftraggeber verpflichtet, dem Auftragnehmer zusätzlich entstandene Avalgebühren zu kompensieren.

 

2. Relative Erfüllungstermine vereinbaren:

 

Absolute Erfüllungstermine sollten in der Vertragsgestaltung soweit wie möglich vermieden werden. In Bezug auf Fertigstellungsdaten, Lieferdaten, Engineering-Termine, etc. sollten stets Zeiträume in Kalendertagen  definiert werden, die sich einzig allein auf das Datum der konditionalen Inkraftsetzung des Vertrages beziehen. So erreichen Sie, dass Ihrem Unternehmen der Leistungszeitraum zusteht, den Ihr Unternehmen auch planerisch bei der Angebotserarbeitung als notwendig errechnet hat. Für das oben dargestellte fiktive Projektbeispiel wäre der Zeitpunkt der erfolgreichen vorläufigen Abnahme der Anlagen zu definieren als „910 Kalendertage nach Inkrafttreten des Vertrages“.

 

3 . Weitere Praxistipps: 

1. Vertraglich eindeutige Definition von Zeiteinheiten: Zeit ist neben Geld das wichtigste Gut im Projekt. Definieren Sie daher in der Präambel des Vertrages in welchen Zeiteinheiten im Projekt gerechnet werden soll. Vereinbaren Sie Kalendertage. Legen Sie die Start- und die Enduhrzeit eines Kalendertages vertraglich  fest. Ebenso die Zeitzone, welche für die jeweiligen vom Auftragnehmer an diesem Kalendertag geschuldeten Leistungen gelten soll. Beides trägt dazu bei, Streit zu vermeiden, wenn es einmal „eng geworden“ ist im Projekt. Verwenden Sie als Zeiteinheit nicht „Wochen“, um nicht in einen Disput zu geraten, wann eine Woche beginnt. International weist die Zeiteinheit „Woche“ höchst unterschiedliche Wochentage als Beginn und Ende auf. 
2. Definition von Feiertagen und lokalen Besonderheiten: Legen Sie vertraglich fest, an welchem Leistungsort welcher Kalendertage kein Arbeitstag ist, zum Beispiel wegen religiöser oder nationaler Feiertage. Diese Tage sind je Leistungsort im Vertrag als „Nichtarbeitstage“ zu definieren und die Bauzeit entsprechend zu bemessen. Auch diese vertragliche Maßnahme hilft dabei, Streit zu vermeiden und Eindeutigkeit in der Bemessung des Leistungssolls herzustellen.

4. Fazit:

 

Für die Festlegung und Definition vertraglich definierter Zeitpunkte und Zeiträume in der Abwicklung von industriellen Projekten sollte genügend Akkuratesse aufgewendet werden, um den Projekterfolg -für beide Vertragsparteien- nicht zu gefährden.

 

(Autor: Jürgen Hahn)

 

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