Das Magische Dreieck des Claim Managements

„Magische Dreiecke“ sind aus vielen Themenbereichen bekannt. Nicht zuletzt auch aus dem Projektmanagement, in dem es gilt, die drei Faktoren "Zeit“, "Budget“ und "Qualität" in ihrer Wechselwirkung in Einklang im Projekt zu bringen. Weniger bekannt ist jedoch, dass dieses „Magische Dreieck“ sich auch auf die Belange des Claim Managements adaptieren lässt.

 

Die magischen drei Ecken des Claim Managements. Welche sind es und wie wechselwirken diese?

 

Ein Claim ist u.a. dadurch gekennzeichnet, dass ihm ein Sachverhalt zugrunde liegt, von dem eine Vertragspartei der Meinung ist, dass dieser Sachverhalt sie zu einer Forderung nach Kompensation eines erlittenen Schadens gegenüber der anderen Vertragspartei berechtigt. Dieser Sachverhalt muss im Rahmen des Claim Managements in einem Projekt behandelt werden. Behandeln heißt hier; „dokumentieren“, „kommunizieren“ und „prüfbar beschreibend erläutern“.  Ecke Nr. 1 ist also der „Sachverhalt“.

 

Weiteres Kennzeichnen eines Claims ist, dass dem vorgenannten Sachverhalt ein faktischer Grund für die Forderung einer Vertragspartei nach einer Kompensation des erlittenen Schadens gegenüber der anderen Vertragspartei zur Seite gestellt werden muss. Dieser Grund muss im Rahmen des Claim Managements im Vertrag oder im anwendbaren Rechtssystem identifiziert und geeignet auf den Sachverhalt angewandt werden. Der faktische Grund ist Ecke Nr.2; die „Anspruchsgrundlage“.

 

Eine Ecke fehlt noch um das Dreieck zu komplettieren. Neben der bislang reinen Aufbereitung des Claims auf dem Papier muss dieser gegenüber der anderen Vertragspartei durchgesetzt oder von dieser abgewehrt werden. Hierzu muss die Forderung zwischen den Vertragsparteien verhandelt bzw. geeignete Mittel angewendet werden, eine strittige Forderung endgültig beizulegen.  Ecke Nr. 3 ist also die „Durchsetzung / Abwehr“ des Claims.

 

Das „Magische Dreieck des Claim Managements“ ist komplett: „Sachverhalt“, „Anspruchsgrundlage“ und „Abwehr / Durchsetzung“

 

Was bedeuten diese drei Ecken für die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Claims? Folgende Annahme wird getroffen: Die Darstellung/ Dokumentation des Sachverhaltes, die herangezogene vertragliche oder gesetzliche Anspruchsgrundlage für den Claim sowie die diesbezügliche Abwehr / Durchsetzung des Claims weisen im Projektalltag unterschiedliche qualitative Güte auf. Ihr wechselwirkendes Zusammenspiel ist das Claim Management. 

 

Diejenige Ecke des „Magischen Dreiecks des Claim Managements“, die am schwächsten in einer Claim-Situation ausgeprägt ist, wird erfolgbestimmend für den zu behandelnden Claim sein. Daraus kann man ableiten, dass der Flächeninhalt des „Magischen Dreiecks des Claim Managements“ kennzeichnend ist für den zu erwartenden Erfolg oder eben Misserfolg des gestellten Claims.

 

Was heißt dies für die Praxis des Claim Managements im Projektgeschäft?

 

Ecke „Sachverhalt“: Der auslösende Sachverhalt für einen Claim muss zunächst prüffähig dokumentiert und an die andere Vertragspartei geeignet und zeitnah kommuniziert werden. Die Dokumentation kann zum Beispiel durch Fotos der Baubehinderung, versehen mit einem nicht manipulierbaren Zeitstempel geschehen. Weitere Dokumentation geschieht u.a. durch eine schriftliche Behinderungsanzeige, der u.a. auch eine Kommunikationsfunktion gegenüber der anderen Vertragspartei zukommt. (Um den Rahmen des vorliegenden Fachbeitrags nicht zu sprengen, wird auf die Anforderungen an den Informationsgehalt und die Ausgestaltung einer Behinderungsanzeige im Rahmen eines künftigen Fachbeitrags eingegangen werden). Handelt es sich um behindernde Sachverhalte, die nicht auf einem Foto darstellbar sind, wie z.B. verspätete Konstruktionsfreigaben, außergewöhnliche meteorologische Umstände auf der Baustelle oder dem Transportweg, so sind diese mit passender Dokumentation zu belegen. Diese Dokumentation gehört in die Claim-Akte. Hat man all dies getan, so sollte zeitnah unter Heranziehung der unmittelbar an der Bewältigung der Auswirkungen der Behinderung beteiligten Personen prüffähig und in klarer Sprache das Entstehen, der Verlauf, die Auswirkungen und die Bewältigung der Behinderung in einem Dokument niedergeschrieben werden. Hierin sollte auch enthalten sein, welche Anstrengungen unternommen worden, den Schaden, der aus der Behinderung entstanden ist, zu minimieren. Dem Dokument sind prüffähige detaillierte Nachweise für die Konsequenzen aus der Behinderung beigefügt werden. So zum Beispiel detaillierte Stundennachweise, ein störungsmodifizierter Bauzeitenplan, Rechnungen von Dritten für erbrachte Mehrleistungen zur Behandlung der Behinderung. Wichtig hierbei sind die Prüfbarkeit der Unterlagen, eine sachliche leicht verständliche Sprache und die Vermeidung von  „geschönten“ Informationen. Ein neutraler Dritter sollte den Sachverhalt mit mäßiger Einarbeitung verstehen können. 

 

Ecke „Anspruchsgrundlage“: Hier tritt auch schon die erste Wechselwirkung mit einer der anderen Ecken des „Magischen Dreiecks des Claim Managements“ auf. Sowohl die Stellung einer Behinderungsanzeige als auch die Bewertung der Konsequenzen des behindernden Ereignisses müssen einhergehen mit einer Prüfung der hierauf anwendbaren Anspruchsgrundlagen. Wenn diese nicht oder nicht ausreichend gegeben sind, wird die beste Dokumentation und Kommunikation des Sachverhaltes nicht zum Erfolg des Claims beitragen. Zur Prüfung der Anspruchsgrundlage sind alle relevanten Vertragsdokumente in ihrem jeweiligen Rang innerhalb der Rangfolge der Vertragsdokumente sowie das anwendbare vereinbarte Recht mit einzubeziehen.

 

Präventiv, um das Projektteam nicht bei jeder einzelnen aufgetretenen Ablaufstörung mit den Untiefen der Vertragsprüfung zu überfordern, empfiehlt es sich, rechtzeitig zu Projektstart ein Claim-Handbuch zu verfassen, in dem für die wesentlichen Typen von Ablaufstörungen im jeweiligen Projekt die geeigneten vertraglichen und gesetzlichen Anspruchsgrundlagen genannt sind. Für jede Rolle im Projekt („Der Inbetriebnahme-Ingenieur“, „der Stahlbauer“, „der Konstruktions-Ingenieur“, „der Baustellenleiter“, etc. oder auch auf Auftraggeberseite z.B. „Projektsteuerer“, „Terminplaner“, etc. pp.) ist im Claim-Handbuch des Projektes zu definieren was, wie und wann im Fall des jeweiligen Typs einer Ablaufstörung zu tun ist.  Kurz gesagt, das Projektteam ist mit den Anspruchsgrundlagen für potentielle Claims präventiv und leicht verständlich vertraut zu machen.

 

Ecke „Abwehr / Durchsetzung“: Das vorgenannte Claim-Handbuch sollte ein Kapitel zur Strategie des eigenen Unternehmens je vertraglicher Schnittstelle beinhalten. Abgeleitet aus dieser Strategie sind unter Beachtung der im Rahmen der identifizierten Anspruchsgrundlagen Maßnahmen abzuleiten, wie mit eigenen und fremden Mehrforderungen im Projekt umgegangen werden soll. Der Zeitpunkt der Verhandlung eines Claims ist wichtig; für beide Vertragsparteien ist es von Vorteil wenn Claims so früh wie möglich verhandelt werden. Für beide Vertragsparteien deshalb, weil noch alle Beteiligten das störende Ereignis gut in Erinnerung haben und zur Bewertung der Konsequenzen beitragen können. Zeitnahe Claim-Verhandlung verschafft auch Transparenz über die monetäre und terminliche Situation im Projekt. Niemand ist so von einer immens großen Mehrforderung überrascht, sondern kann sich detailliert mit den einzelnen Claims beschäftigen und diese bewerten.

 

Auch an der Ecke „Abwehr / Durchsetzung“ des „Magischen Dreiecks des Claim Managements“ gibt es eine präventive Komponente. Diese liegt in der Berücksichtigung von Streitfällen zwischen den Parteien innerhalb des Vertragswerks. Das Vertragswerk sollte hier geeignete Mechanismen zur kostengünstigen und zeiteffizienten Beilegung von Streitfällen vorsehen. Diese können ein adhoc-DAB, eine bestimmte Schiedsgerichtsbarkeit oder ähnliche Instrumentarien vorsehen. Den Parteien im Projekt sollte ebenfalls von vorneherein klar sein, was sie tun werden, wenn sie im Streitfall keine Einigung herbeiführen können. Ebenso müssen Verhandlungen von Claims vorbereitet werden. Dies inhaltlich je Claim und auch personell für das Verhandlungsteam. Jeder im Verhandlungsteam sollte seine Rolle innerhalb des Verhandlungsteams, die Verhandlungsziele, die Verhandlungspartner der anderen Vertragspartei sowie die Verhandlungsstrategie kennen.

 

Fazit:

 

Werden die Wechselwirkungen zwischen den Ecken des „Magischen Dreiecks“ berücksichtigt und baut man kontinuierlich die Ausprägung einer jeden Ecke aus, so steht leistungsfähigem Claim Management wenig entgegen. Ein weiterer Vorteil ist es, dass durch diese Professionalisierung auch partnerschaftliche Beziehungen zwischen den Vertragsparteien nicht gestört werden, da  diese Professionalisierung einhergeht mit einer Verschiebung der emotionalen Komponente eines Claim-Konfliktes hin zum faktischen, sachgetriebenen Vorgehen in der Bewältigung gestörter Projektverläufe. 

Mathematisch quantifizieren lässt sich die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Claims zum Beispiel wie folgt:

EClaim = A * GCV

Legende:

EClaim = Wahrscheinlich durchsetzbares Claim-Volumen

A = Fläche des “Magischen Dreiecks des Claim Managements”. Maximalwert normiert auf den Wert 1.

GCV = Behandeltes Claim-Volumen

Wichtig: Zu beachten ist jedoch stets, dass das eigene „Magische Dreieck des Claim Managements“ stets auch wechselwirkt mit demjenigen des Vertragspartners. 

 

(Autor: Jürgen Hahn)

 

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