Das Claim-Management-Handbuch im Projekt

 

In unserem Fachartikel „Das Leitbild des Claim & Contract Managements in Unternehmen“ ging es unter anderem darum, ein konzertiertes und methodeneinheitliches Vorgehen aller an der Projektanbahnung und Projektabwicklung beteiligten Mitarbeiter im Claim & Contract Management sicherzustellen. Die Wichtigkeit eines Leitbildes für das Claim & Contract Management für ein Unternehmen wurde hier herausgestellt. Dieses Leitbild steckt den Handlungsrahmen im Claim & Contract Management für alle Mitarbeiter. Soweit ist die Beschreibung des Leitbildes und seiner Wichtigkeit für ein Unternehmen fast ein metaphysischer Ansatz, der im Tagesgeschäft der Projektabwicklung umgesetzt werden muss. Zu Recht stellt sich die Frage, wie lässt sich dieses unternehmensstrategische Leitbild in täglichen Arbeit in einem Projekt für alle Beteiligte verankern? Und wie kann dieser -noch- metaphysische Ansatz dazu beitragen,  Projektabwicklung zu dem zu machen, was sie sein soll: vertragskonform und risikominimierend?

 

Wie so oft im Claim Management, so auch hier. Ein Dokument muss geschrieben werden. Nämlich ein Claim-Management-Handbuch. Warum dieses notwendig ist, was es beinhalten sollte, wer es schreibt und wer es lesen sollte, darauf wird nachfolgend eingegangen.

 

Was ein Claim-Management-Handbuch beinhalten sollte und warum es essentiell für das Projekt ist?

 

Das Leitbild des Claim & Contract Managements steckt den Handlungsrahmen für die Mitarbeiter auf unternehmensstrategischer Ebene. Im Tagesgeschäft der Projektabwicklung muss es jedoch sehr viel konkreter werden, als es ein relativ abstraktes Leitbild des Claim Managements für das Unternehmen vorzugeben vermag. Konkreter werden heißt, im Claim-Management-Handbuch für ein Projekt:

 

• ist definiert, wer die Hauptvertragspartner (Auftraggeber, Lieferanten und Kontraktoren) im Projekt sind;
• welche vertragsgültigen Korrespondenzadressen mit diesen vereinbart sind,
• welchen Liefer- und Leistungsumfang sie im Projekt zu erbringen haben (Überblick),
• welche Termine vertraglich vereinbart sind,
• welche Risiken und Chancen die eigenen Verträge mit diesen Hauptvertragspartner haben,
• ist dokumentiert, welche Vertragsdokumente in welcher Revisionsstufe rechtsgültig geworden sind.
• ist definiert, welche übergeordnete Claim-Management-Strategie für das gesamte Projekt gilt (z.B. „moderat/offensiv“) und
• welche Claim-Management-Strategie, aus der übergeordneten Claim-Management-Strategie abgeleitet, für jeden einzelnen Hauptvertragspartner (Auftraggeber: z.B. „moderat/ defensiv“) gilt,
• welche Einzelmaßnahmen für das Claim Management gegenüber jedem einzelnen Hauptvertragspartner umzusetzen sind:
• z.B. gegenüber Auftraggeber keine Geltendmachung von Eigen-Claims bei Beträgen unter 5.000,00 €;
• z.B. gegenüber Auftraggeber Anmeldung von Claims über 5.000,00 stets innerhalb von 72 Stunden nach Störungsereignis;
• z.B. keine Anerkennung von Mehrstunden des Montage-Kontraktors unmittelbar auf der Baustelle.
• Verhandlung von Claims mit allen Vertragspartner stets innerhalb von 28 Kalendertagen; in Folge nach Möglichkeit Umwandlung dieser in Variation Orders.
• …
• ist definiert, wie die Aufbauorganisation des eigenen Claim Managements ist:
• für Inhouse-Leistungen;
• auf der Baustelle;
• Sowohl für Inhouse-Leistungen, als auch für die Baustelle sind für die Rollen
• Projektleiter
• Konstruktions-Ingenieur
• Einkäufer
• ….
• Baustellenleiter
• Fachbauleiter
• Monteur
• …
• die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen im Claim Management für das konkrete Projekt klar und redundanzfrei definiert und dokumentiert.

• ist definiert, wie die Kommunikationswege im Projekt für claim-management-relevante Aspekte im eigenen Unternehmen und zu/ von den Vertragspartnern sind.
• ist definiert, innerhalb welcher Fristen, in welcher Form und von welcher Rolle vom eigenen Unternehmen gegenüber jedem Hauptvertragspartner Störungen, Abweichungen, Änderungen und Claims angezeigt werden müssen.
• ist definiert, innerhalb welcher Fristen und in welcher Form von jedem Hauptvertragspartner beim eigenen Unternehmen Störungen, Abweichungen, Änderungen und Claims angezeigt werden müssen
• ist festgelegt, wie und in welcher Form Störungen, Abweichungen, Änderungen und Claims dokumentiert werden müssen und wo diese Dokumentation vorgehalten werden muss.

 

„Einer für alle. Alle für einen.“ Das Projektteam einschwören auf strukturiertes Claim Management.

 

Das Claim-Management-Handbuch sollte so schlank wie möglich gehalten werden, damit es von den Mitgliedern des Teams in der täglichen Projektarbeit akzeptiert und angewendet wird. Keine Managementtheorie, dafür klare Instruktionen für den Alltag im Projekt.  Um die Erstellung des Claim-Management-Handbuches zeiteffizient zu gestalten, sollte im Unternehmen eine generische Mustervorlage für dieses erarbeitet werden. Diese generische Mustervorlage sollte in der Projektpraxis stets Anwendung finden; lediglich durch einzelne schriftliche Kommentare angepasst und auf das jeweilige Projekt skaliert werden. Diese Anpassung des Handbuches kann vom Kernteam des Projektes gemeinsam im Nachgang zum Kick-off-Meeting passieren. Der Vorteil hiervon ist, dass durch die Einbindung der Kernteam-Mitglieder in die Handbuch-Erstellung („Anpassung“) die spezifische Expertise jeder einzelnen Fachdisziplin mit in das Handbuch einfließt. 

 

„Ein weiteres nutzloses Managementhandbuch?“

 

Nein, ganz sicher nicht. Die Kernteam-Mitglieder, die das Claim-Management-Handbuch mit verfasst haben, sollten als „Botschafter“ des Projektes dieses Handbuch in Ihren an der Projektabwicklung beteiligten Fachgruppen verteilen. Es ist zu verstehen als ein Benutzerleitfaden für das Claim Management im Projekt XYZ. Und damit Hilfestellung und aus den strategischen Unternehmenszielen abgeleitetes Hilfsmittel für das operative Projektgeschäft. 

 

Hinweis: Nicht zu vergessen ist die zeitnahe Anpassung der Inhalte, sollte sich im Projekt etwas ändern (Strategien, Termine, etc.) und selbstverständlich dann die zeitnahe Verteilung der revidierten Version an das Projektteam.

 

(Autor: Jürgen Hahn)

 

Möchten Sie stets über unsere Veröffentlichungen auf dem Laufenden bleiben? Folgen Sie unserem Unternehmen bei Linkedin.