Basics: Beispiele aus dem Claim Management

Oft heißt es im Alltag im industriellen Projektgeschäft: "Das claimen wir bei unserem Vertragspartner". Gemeint ist, dass eine Vertragspartei von der anderen Vertragspartei im Projekt eine Mehrvergütung oder eine Bauzeitverlängerung zu fordern beabsichtigt. Oftmals fühlt sich die fordernde Vertragspartei damit im Recht, ohne jedoch die Anspruchsgrundlage für diese Mehrforderung aus dem Vertrag oder aus der anwendbaren Rechtsordnung konkret nennen zu können. Man fühlt sich "moralisch" im Recht, weil der Vertragspartner scheinbar seine Mitwirkungspflichten verletzt hat oder mehr Leistung fordert. Ein gefährliches Spiel, sofern nicht der Fordernde und / oder der Geforderte einen umfassenden Blick auf das wechselseitig vertraglich geschuldete Leistungssoll im Projekt haben.

Beispiel Nr. 1 für einen Claim: Mehrstunden im Engineering.

Der Auftraggeber einer verfahrenstechnischen Anlage äußert kontinuierlich im Projektverlauf Änderungswünsche an der Konstruktion der Anlage. Der Auftraggeber fordert andere Materialien für Druckluftbehälter, besteht auf einer anderen Kabelwegeführung, etc. pp. Der Auftragnehmer gibt schließlich nach. Erhebliche Mehrstunden muss der Auftragnehmer für das Re-Engineering aufwenden. Auch weiß niemand auf der Seite des Auftragnehmers mehr wie man die Termine für das Detail Enginering noch halten soll. Die Mitarbeiter in der Engineering-Abteilung des Auftragnehmers "raufen sich schon die Haare". Pauschalierter Schadenersatz ("Liquidated Damages") droht dem Auftragnehmer in erheblicher Höhe, sollte er die Vertragsmeilensteine nicht halten können.. "Der Kunde ist König" ist die Haltung des Projektleiters des Auftragnehmers und der Satz "Das claimen wir mit der Schlußrechnung" erscheint ihm erfolgversprechend. Wochenendarbeit wird angeordnet in der Konstruktionsabteilung.

Bei der Verhandlung der Schlußrechnung im Projekt legt der Auftragnehmer dem Auftraggeber seinen "Claim" vor: 22.000 (in Worten: "Zweiundzwanzigtausend") Engineering-Mehrstunden zu je X Euro, zuzüglich Mehrvergütung für höherwertigere Ausführung der Teilsysteme, fordert er von seinem Kunden und legt diesem eine Tabelle mit den von ihm geleisteten Mehrstunden vor. Der Auftraggeber lehnt dieses Mehrforderungsverlangen erstaunt ab. Er weist darauf hin, dass er gemäß Projektvertrag ein jederzeitiges Anordnungsrecht in Bezug auf Konstruktionsänderungen habe; außerdem waren die vom Auftragnehmer vorgesehenen Komponenten nach Ansicht des Auftraggebers nicht geeignet, die vertragliche Forderung nach "Fit for Purpose" der Anlage zu erfüllen.

Der Auftragnehmer fühlt sich unfair behandelt; schließlich habe er doch stets im Sinne des Projektes gehandelt und auch letztendlich auch alle Termine -unter sehr großer Kraftanstrengung- gehalten. Jetzt muss Claim Management betrieben werden, ist sich der Projektleiter des Anlagenbauers sicher. Die Nachforderung der Vergütung der Mehrstunden im Engineering ist schließlich kein Pappenstiel.

Beispiel Nr. 2 für einen Claim: Produktivitätsverluste wegen verletzter Mitwirkungspflichten.

Zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ist in einem Verhandlungsprotokoll während der Angebots-/ Vergabe-Phase des Projektes festgehalten worden, dass der Auftraggeber eine Zufahrtsstraße zur Baustelle errichtet. Dies soll rechtzeitig vor Beginn der Mobilisierung der Baustelle durch den Auftragnehmer geschehen. Es kommt, wie es kommen muss. Die Zufahrtsstraße wird durch den Kunden nicht vereinbarungsgemäß termingerecht fertiggestellt. Das Baustellenteam des Anlagenbauers hat es schwer, das Material auf die Baustelle zu bekommen. Alles dauert länger als geplant oder ist sogar unmöglich. Schließlich, zwei Wochen später als vereinbart, ist die Zufahrtststraße für den Auftragnehmer benutzbar. Jetzt gilt es verlorene Zeit aufzuholen. Die Mannschaft wird kurzzeitig verdoppelt. Aber doppelt soviele Leute treten sich auch doppelt soviel auf die Füße. 200% Manpower ergeben hier fiktiv nur nur 150% mehr Produktivität bei doppelt so hohen Personalkosten. Der Auftragnehmer hat rechtzeitig eine Behinderungsanzeige an seinen Kunden gesandt. Der Projektmanager des Anlagenbauers ist sich sicher, dass er seine Mehrkosten für die Beschleunigungsmaßnahmen und die Produktivitätsverluste vom Kunden erstattet bekommt. Dieser Anspruch erscheint ihm sicher.

Dann findet die erste Baustellenbesprechung statt. Der EPC-Kontraktor präsentiert dem Auftraggeber seine Nachforderungen. Auch in diesem fiktiven Beispiel weist der Claim Manager des Kunden den Claim des EPC-Kontraktors brüsk zurück. Der Kunde bezeichnet diese als unberechtigte Forderungen und führt als Begründung hierfür an, dass im Projektvertrag festgeschrieben ist, dass der Auftragnehmer sich vor seiner Mobilisierung der Baustelle über den Zustand und die vorherrschenden Bedingungen hätte kundig machen müssen. Dies hatte der EPC-Kontraktor jedoch versäumt. Grund hierfür war eine neue Kostensparmaßnahme, die Site-Surveys im Projekt untersagt.

Fazit:

Beide Claim-Situationen hätten für die fiktiven Auftragnehmer beherrschbar sein können. Voraussetzung hierfür wäre unter anderem folgende Rahmenbedingungen gewesen:

• Vertragliche Vereinbarung eines Meilensteins "Design-Freeze" für das Engineering, welcher die terminliche Deadline für den Auftraggeber darstellt, bis zu der er Änderungsanordnungen für ihn kostenneutral vornehmen kann.
• Festlegung der Maixmalanzahl von kostenneutralen Änderungsanordnungen.
• Einschränkung der vertraglichen Anordnungsrechte des Auftraggebers, durch Ausgestaltung des Projektvertrages als "reinen" EPC-Vertrag.
• Exakte Dokumentation der Engineering-Mehrstunden je Mitarbeiter der Höhe nach (tagesdetailliert und viertelstundengenau) sowie dem Grunde nach (Warum wurde diese Mehrstunde geleistet?).
• Frühzeitige -und dann regelmäßige- Einreichung der Mehrstunden und der berechtigten Forderungen beim Auftraggeber unter Hinweis auf den Anspruch auf Mehrvergütung durch den Auftraggeber.

• Umfassende Vertragskenntnis nützt. Beide Vertragsparteien hätten sich über ihre jeweiligen Mitwirkungspflichten im Projekt kundig machen müssen.
• Die vertragliche Verpflichtung des Kontraktors, sich vor Mobilsierung der Baustelle über deren Zustand kundig machen zu müssen, ist als schwerwiegend anzusehen. Der Kontraktor kam dieser Verpflichtung nicht nach, ob er seinen eigenen Claim jetzt beim Auftragegber erfolgreich geltend machen kann, hängt vom  Projektpartner ab und ob dieser ihm eine Beschleunigungsanordnung erteilt hat, oder ob das Wirken des Kontraktors eher als Aufholung zu werten ist.
• Auf jeden Fall richtig war es, dass der Kontraktor eine Baubehinderung schriftlich beim Auftraggeber angezeigt hat.

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